Archivace a skartace dokumentů

Co se v kurzu naučíte

Cílem kurzu je seznámit účastníky se zásadami správné archivace a skartace dokumentů v souladu s legislativními požadavky a interními předpisy organizace. Po absolvování kurzu budou schopni nastavit a efektivně řídit procesy archivace a skartace, minimalizovat rizika spojená s nesprávnou správou dokumentů a zajistit jejich dohledatelnost při kontrolách, auditech či právních řízeních.

Archivace a skartace dokumentů

Obsah kurzu

Základy archivace a skartace - co je archivace, proč je důležitá, přehled legislativy a povinností

Archivační a skartační lhůty - jak dlouho uchovávat jaké dokumenty, skartační znaky A/S/V

GDPR a archivace - kdy musím mazat a kdy naopak musím archivovat, jak tyto povinnosti skloubit

Ukládání dokumentů do archivu - fyzický i elektronický archiv, datové schránky, digitalizace dokumentů

Evidence archivovaných dokumentů - jak vést přehled o uložených dokumentech, přístupová práva

Archivace smluv, obchodních a reklamačních případů - konkrétní lhůty a pravidla pro tento typ dokumentů

Archivace mzdové a personální dokumentace - specifika a zákonné lhůty (mzdové listy 30 let, ELDP 45 let)

Archivace dotační dokumentace - pravidla EU fondů a národních dotací, nejčastější chyby

Archivační řád, skartační řád a tvorba interní směrnice - workshop: účastníci sestaví vlastní směrnici včetně archivačního a skartačního řádu jako příloh

Závěrečné shrnutí a Q&A - opakování klíčových lhůt, testový kvíz, doporučené zdroje

Cílová skupina

Asistentky a administrativní pracovníci, Pracovníci napříč firmou, Specialisté a THP, HR manažeři, personalisté